Sieht die Zukunft der Verwaltung bald so aus? © David Bohmann

Government 4.0: Die digitale Verwaltung

Wiens Verwaltung nutzt Chancen der Digitalisierung, damit Wien die lebenswerteste Stadt der Welt bleibt. Der Magistrat setzt dabei auf Transparenz, Partizipation und Kollaboration.

Industrie 4.0., Internet der Dinge, Smart Home: nichts geht mehr ohne Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Sie bieten für alle Branchen enorme Chancen. Auch Wiens Verwaltung nutzt bereits seit einigen Jahren die Vorteile der Digitalisierung. Im Virtuellen Amt können über 200 Amtswege online rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche erledigt werden. Zum Beispiel die Anmeldung eines Gewerbes. Das spart viel Zeit, da der persönliche Weg zur Behörde entfällt. Auch das Stadtservice nimmt bereits Anregungen, Wünsche oder Beschwerden elektronisch entgegen. Sogar Petitionen können digital eingebracht und unterstützt werden.

Von der Digitalisierung profitiert aber nicht nur die Bevölkerung, sondern auch die kommunale Verwaltung. Für sie vereinfacht sich vor allem der administrative Aufwand. Zum Beispiel beim Ausstellen eines Parkpickerls. So erfolgen etwa die "Registerabfragen" nicht mehr langwierig manuell, sondern mit wenigen Klicks per Computer.

"Digitale Agenda Wien" als Motor

Die Verwaltung geht jetzt einen Schritt weiter und beschreitet unter dem Arbeitstitel Government 4.0. eine komplett neue Ära. So eröffnet die rasant voranschreitende Digitalisierung zum Beispiel neue Möglichkeiten der demokratischen Beteiligung. "Um mit modernen Entwicklungen mitzuhalten, setzt die Stadt auf Partizipation und Kollaboration im Internet. Damit können uns viele Menschen in kurzer Zeit ihre Meinung und ihre Ideen mitteilen", sagt Magistratsdirektor-Stellvertreter Wolfgang Müller.

Motor der Entwicklung ist der Strategieprozess "Digitale Agenda Wien". Dabei ziehen Bevölkerung, Wirtschaft und Stadt an einem Strang, um Wien mobiler, persönlicher und vernetzter zu machen. Ein wesentliches Ziel dabei: Wien als einen der attraktivsten IT-Standorte in Europa weiter ausbauen. Denn schon jetzt sind rund 54.000 Menschen in der Branche tätig. Was viele nicht wissen: sie erzielen bereits heute eine höhere Bruttowertschöpfung als der Tourismus.

Ideen der Bevölkerung gefragt

Bei "Digitale Agenda Wien" wurden Bevölkerung und Unternehmen auch dazu eingeladen, Ideen für eine verbesserte Verwaltung einzubringen. Konkret wollte die Stadt wissen, welche interaktiven Services sie in Zukunft digital anbieten soll. Darüber hinaus wünschen sie ein Feedback zu bereits bestehenden E-Government-Angeboten.

Die Digitale Agenda Wien gewann bereits den eGovernment Preis. Die Begründung der Jury: "Dieser Partizipationsprozess hat Vorbildwirkung für andere Verwaltungsbereiche und lädt zum Umdenken in Richtung einer offenen und transparenten Verwaltung ein."

Magistratsdirektor-Stellvertreter Wolfgang Müller
Magistratsdirektor-Stellvertreter Wolfgang Müller betont, die Stadt setzt auf Partizipation und Kollaboration. © Wilke

Einige Vorschläge wurden bereits umgesetzt. Beispielsweise die sogenannte "Sag’s Wien"-App. Mit wenigen Klicks am Smartphone können die Wienerinnen und Wiener damit jederzeit von unterwegs, direkt ein Anliegen an die Stadt melden. Auch bei der Breitbandstrategie engagiert sich die breite Öffentlichkeit. Seit dem Sommer 2012 gibt es in Wien Standorte mit kostenlosem Internet-Zugang. Was viele nicht wissen: es sind bereits über 400. Diese Standorte sollen in Zukunft noch ausgebaut werden.

Neue "Grätzl-App"

Die Stadt setzt wieder auf Partizipation für die "Grätzl-App". "Diese wollen wir noch gemeinsam mit der Bevölkerung diskutieren und konkretisieren. Diese Kultur der Partizipation und Kollaboration ist ein Teil der 'Digitalen Agenda Wien'", so Wolfgang Müller. Der Beteiligungsprozess funktioniert auch intern. So konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt etwa für die Wiener Struktur- und Ausgabenreform (WiStA) über eine interaktive Partizipationsform ihre Vorschläge posten, wo sie innerhalb des Magistrats Einsparungspotenzial sehen.

In diesen Partizipationsprozess sind seit Beginn auch mehrere Universitäten involviert. Es gibt auch Kooperationen mit anderen Gebietskörperschaften, um Synergien zu nutzen. Darüber hinaus sind für Wolfgang Müller Kooperationen mit der Wirtschaft und auch den NGO´s wichtig. "Die Stärke dieser Kooperationen hat sich vor allem im vergangenen Jahr während der angespannten Flüchtlingssituation gezeigt"

Daten für App-Entwicklung

Auch beim Thema Open Data ist Zusammenarbeit angesagt. Die Stadt legt zahlreiche Daten, die keinen Personenbezug aufweisen, kostenlos zur freien Nutzung offen. Zum Beispiel Geo-Daten, Verkehrsdaten, Umweltdaten oder statistische Daten. Eine der ersten Apps, die daraus resultierten war die "Mach mit!"-App. Damit konnten Bürgerinnen und Bürger Meldungen über Mängel oder Missstände, wie Schlaglöcher, unbürokratisch und rasch an ihre Gemeinde melden. Für Wien wird das Kartenmaterial der Stadt Wien über die Stadtplan-Schnittstelle angeboten. Die Hinweise werden von der App an die Wiener Stadtverwaltung übergeben.

Mit den offenen Daten können Private zum Beispiel Apps programmieren. "Open Data trägt zu Innovationen bei und stärkt somit den Wirtschaftsstandort Wien. Neue Produkte und Leistungen werden generiert und damit die Wertschöpfung einer ganzen Region gesteigert." Sie waren die Basis zum Beispiel für die "Sag’s Wien"-App. Die Stadt lud daher im Rahmen von "Digitale Agenda Wien" dazu ein, sogenannte Mock-Ups, also Prototypen von Apps, mit der Stadt gemeinsam zu entwickeln. "Ich war damals sehr über das große Interesse und die ausgereiften Ideen überrascht. Wir gründeten dann ein Innovationsteam in der Stadt, welches Start-up-Strukturen aufweist und die Ideen jetzt umsetzt", sagt Wolfgang Müller.

Sicherheit hat höchste Priorität

Bei allen digitalen Serviceangeboten der Stadt haben der Schutz und die Sicherheit von Daten höchste Priorität. "Daher werden alle personenbezogenen Daten vom Magistrat nur dann verarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage oder eine Zustimmung des Betroffenen gibt." Die Stadt Wien verfügt heute über eine hervorragende IT-Infrastruktur. Das beginnt bei der Ausstattung am Arbeitsplatz, den Programmen für die Aufgaben der Stadtverwaltung und endet beim modernen Rechenzentrum. So hat die IT-Abteilung der Stadt Wien (MA 14) als erste Organisation in Österreich ein ISO-zertifizertes Business Continuity Managementsystem aufgebaut. Dieses hilft dabei, die Digitale Kommunikation und IT-Versorgung auch in Krisenfällen sicherzustellen. Wolfgang Müller: "Wir haben IKT-Systeme mit einer hohen Verfügbarkeit. Und auch die Resilienz ist sehr hoch. Das heißt, wenn ein Hackerangriff erfolgt, können wir sehr schnell reagieren. Wir verfügen über ein ausgereiftes Notfalls- und Krisenmanagement."

Der Erfolg und die Stabilität des Rechenzentrums basiert auf mehreren Säulen. Es ist so ausgelegt, dass es auch bei längeren Stromausfällen problemlos weiterbetrieben werden kann. Dazu kommt, dass die Daten an mehreren Standorten gespeichert und so auch gegen den Ausfall eines Standortes abgesichert sind. Wien sieht die digitale Revolution als Chance und nutzt verstärkt die neuen, technischen Möglichkeiten, um seine Dienstleistungen noch bequemer anzubieten. In Zukunft steht die Meinung der Bevölkerung noch mehr im Fokus.

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